自治体窓口での長い待ち時間や混雑を軽減するため、市役所や区役所など全国の自治体で発券機（整理券）システムの導入が進んでいます。利用者の待ち時間を可視化し、効率的な窓口運営をサポートする発券機システムの導入は、利用者と施設の双方にとって多くの利点があります。この記事では、市役所や区役所などの自治体におすすめの整理券システムや、選び方について解説します。
整理券発券機とは
整理券発券機は、自治体の窓口業務を円滑にするためのツールです。整理券システムを使うことで、利用者の待ち時間が順番の進み具合が明確になり、混雑によるトラブルを減らすことができます。また、インターネット発券やスマートフォンでの混雑状況の確認に対応したシステムを選べば、来庁前に混雑状況を把握できるため、住民の利便性が大幅に向上します。整理券発券機の導入は、自治体サービスの質を高める大きな一歩となるでしょう。
発券機（整理券）の機能
整理券発券機は、自治体窓口業務を効率化するために非常に有効なシステムです。以下に主な機能を紹介します。
整理券発行
来庁時に紙の整理券を発行するだけでなく、スマートフォンを利用したオンライン整理券の発行にも対応できます。整理券発行後は、窓口に設置するディスプレイやスマートフォンなどで待ち時間を表示します。
呼び出し通知
順番が近づくと、自動アナウンスやメール、LINEなどで住民に通知を送ります。これにより、利用者が窓口で待機する必要がなくなり、待ち時間に他の用事を済ませることもできるので、長い待ち時間に対する利用者のストレスや苦情発生のリスクを下げることができます。
予約の受付・管理
システムによっては、予約管理機能を搭載したものもあります。オンラインや電話で受け付けた予約を一元管理し、ダブルブッキングを防ぐことができます。オンラインの予約受付なら365日24時間対応できるため、利用者の利便性を高めるほか、電話対応をする職員の業務負担を減らすこともできます。
分析・レポート
混雑状況、待ち時間のデータを自動で集計し、グラフ化やレポート作成ができます。これにより、窓口業務の実態や課題を客観的に把握し改善に役立てることができます。
多言語対応
英語や中国語、韓国語などに対応しているシステムも多くあります。簡単な操作で使用言語を切り替えることができ、外国語を必要とする利用者への対応をスムーズにします。
発券機（整理券）を使うメリット【自治体】
整理券発券機の導入により、自治体は業務効率アップや住民サービスの向上を図ることができ、信頼性の高い窓口業務が実現します。以下で整理券発券機の導入が自治体にもたらす主なメリットを紹介します。
業務の効率化
整理券発券機を導入することで、窓口業務が大幅に効率化されます。従来の紙ベースの受付では、主導の順番管理や呼び出しが必要ですが、発券機システムがあればシステムにそれらの業務を任せることができます。住民の順番待ちや受付から呼び出しまでがシステム化されるため、職員は相談業務などより本質的な業務に集中することが可能です。また、デジタル管理により人為的なミスが減り、正確な受付業務が実現します。
感染症対策
新型コロナウイルスなどの感染症対策としても整理券発券機は効果的です。発券システムを利用すれば、住民は窓口で長時間待機する必要がなく、スマートフォンで待ち時間を確認しながら、順番が来るまで他の場所で過ごすことができます。これにより、窓口の混雑が緩和され密集を避けることができ、さまざまな感染症のリスクの低減につながります。
トラブル・クレームの防止
整理券発券機は、窓口でのトラブルやクレームを減らす効果があります。住民は事前にスマートフォンなどで待ち時間を確認できるため、長時間の待機による不満が軽減されます。さらに、管理がシステム化されることで窓口での割り込みや順番を巡るトラブルも防止できます。順番がシステムで公平に管理されていることが可視化されることで、利用者のストレスや不信感が解消され円滑な対応が可能となります。
発券機（整理券）を使うメリット【利用者】
整理券発券機の導入により、利用者側にはさまざまなメリットが生まれます。以下では、主なメリットを2つ紹介します。
待ち時間を有効活用できる
整理券発券機を利用することで、利用者は待ち時間を自分の都合に合わせて自由に使うことができます。従来の窓口では、順番が来るまでその場で待つ必要がありましたが、発券システムを導入すれば、待ち時間が明確になります。システムによっては、スマートフォンでリアルタイムの待ち状況を確認したり、順番が近づくと通知を受け取ったりできる機能もあります。これにより、利用者は近くで買い物を済ませたり、順番まで自宅で待機したり、待ち時間を有効に使うことができ窓口でのストレスを大幅に軽減できます。
受付が簡単になる
整理券発券機を導入することで、受付がスムーズになります。従来の受付方法では、来庁時に職員に要件を伝えたり、名前を書いたりしなければなりませんでしたが、整理券発券機があれば、窓口のタッチパネルなどを操作するだけで受付が完了します。また、オンラインでの受付が可能なシステムもあり、事前に自宅や外出先から予約をして待ち時間なく利用することも可能です。さらに、オンライン予約に対応しているシステムの場合、スマートフォンやPCを使って、24時間いつでもどこからでも簡単に予約できるため、「開庁時間内に電話ができない」「電話がつながらない」といった問題も解決します。
自治体向け発券機（整理券）の選び方
自治体向けの整理券発券機を選ぶ際は、導入目的や利用シーンに応じたシステムを選ぶことが大切です。以下に、自治体が発券機を選ぶ際に考慮すべき5つのタイプを紹介します。
QRコード整理券タイプ
QRコードに対応したタイプは、自治体の窓口や公共施設での利用に最適です。QRコードが印刷された整理券を自動で発行し、住民がスマートフォンで簡単に順番待ち状況を確認できるため、効率的で丁寧な運営が可能です。
時間帯別受付対応タイプ
このタイプは、特定の時間帯に来場者を分ける必要があるイベントや講座での活用に適しています。たとえば、住民説明会や健康相談会などで、来場者を時間帯ごとに制限して受付をすることで混雑を防ぎます。
LINE受付対応タイプ
多くの住民にとって身近なアプリLINEからの整理券発行に対応したタイプもおすすめです。特に若い世代が多い自治体や窓口での利用に向いており、非対面型の受付で感染症対策にも役立ちます。
発券機一体型タイプ
受付業務と整理券発行の基本的な機能だけを求める自治体には、このシンプルなタイプが最適です。コンパクトなサイズで、簡単な操作で整理券を発行でき、費用も抑えられる場合が多いため、小規模な窓口でも導入しやすいです。
無料で使えるタイプ
コストを抑えたい自治体や、まずは試験的に導入したい場合には、無料で利用できる整理券システムもあります。パソコンやタブレットで簡単に運用できるシステムは、小規模な自治体や特定の催しでの活用を検討している場合に効果的です。
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