飲食店の混雑時に欠かせない「ウェイティングシート」。しかし、紙による順番管理は手間がかかり、ミスも起こりやすいのが難点です。そこで注目されているのが、ウェイティングシートのシステム化です。タッチパネルやスマートフォンなどを使った順番管理方法で、待ち時間のストレスを軽減し、顧客満足度を向上させるサービスとして、多くの店舗で導入が進んでいます。こちらのコラムでは、システム導入時の注意点や飲食店におすすめのサービスについて紹介します。
ウェイティングシートとは
ウェイティングシートとは、飲食店などで混雑時にお客様の順番待ちを管理するリストのことです。お客様が席に案内されるまでの間、名前や人数を記入して待つために使われます。
紙に記入する方法が一般的ですが、最近ではシステムを導入し、タブレットやスマートフォンで順番を管理する店舗も増えています。ウェイティングシートは、スムーズな顧客対応に欠かせないツールであり、店舗の第一印象を左右する重要な存在でもあります。待ち時間を快適にするための小さな気遣いが、顧客満足度の向上や再来店に繋がるでしょう。
ウェイティングシートの問題点
飲食店におけるウェイティングシートは、お客様が順番待ちをする際に重要な役割を果たしますが、いくつかの問題点も存在します。
呼び出し順や名前の間違い
手作業での管理では、見落としや漢字の読み間違いなどをゼロにすることは難しいものです。こうしたミスは満足度を大きく損なう深刻なトラブルの原因にもなりかねません。
呼び出しが伝わらない
店内でスタッフの声かけにより呼び出す方法では、お客様が席を外している場合や、店内がごった返しているようなときには、お客様に呼び出しが伝わらないことがあります。次のお客様に案内するかどうかの判断が必要になり、席の回転を滞らせます。
名前を呼ばれることに抵抗がある人もいる
プライバシーを気にする方や、名前を公に呼ばれるのを嫌がるお客様にとっては、不特定多数の人が見ることができるシートに名前を記入したり、店内でスタッフに名前を読み上げられたりすることに不快感を抱くことがあります。
シート上の名前を棒線で消すのは失礼
名前を横線で消すことを雑に感じるお客様もいるため、〇やチェックマークなどで丁寧に対応することが求められます。
ウェイティングシートをやめて順番待ちをシステム化するメリット
ウェイティングシートをやめて順番待ちをシステム化することで、店舗側と顧客側の両方に多くのメリットが生まれます。以下に主なメリットを4つご紹介します。
予約・受付業務の効率化
順番待ちシステムを導入することで、顧客が自分でアプリを使って順番待ちの受付ができるようになり、店舗側の業務負担が軽減されます。従来は入口でスタッフが名前や人数を確認していましたが、システム化によりその手間が省け、スタッフを別の業務に専念させたり、人数を減らしたりすることが可能になります。
受付・空き状況の可視化で集客アップ
システム化により、顧客はスマートフォンなどを使ってリアルタイムで受付状況や空き状況を把握できるようになります。待ち時間の見通しを知ることができるため、長い時間店内でじっと待つ必要がなくなり、顧客の不安や不満が軽減されます。これにより、店舗側も顧客を取りこぼすことが減り、効率的な集客が可能になります。
顧客情報の蓄積・活用
順番待ちシステムには、顧客情報を蓄積する機能があり、年齢や性別、来店時間の傾向などを分析することが可能です。これにより、効率的な人員配置やサービス改善が期待でき、店舗の運営戦略をよりデータに基づいたものにすることができます。
クーポン・メール配信によるリピーター獲得
蓄積された顧客データを活用し、クーポンやお知らせを配信するなど、リピーター獲得に向けた効率的なマーケティングが可能です。システムを使えば効果的な情報発信を手間なく行うことができ、再訪率アップが期待できるでしょう。
ウェイティングシートから順番待ちシステムへ変更するときの注意点
ウェイティングシートから順番待ちシステムへ変更するときには、以下のポイントを押さえておくことが重要です。
従業員が操作に慣れるための準備期間を確保する
順番待ちシステムを導入した後、従業員がシステムの操作に慣れるまでに一定の時間が必要な場合があります。顧客対応や店舗運営に支障をきたさないためにも、十分な準備期間を設けることが大切です。研修や勉強会で操作方法やシステムの流れをしっかり共有し、従業員が安心して対応できるようにしておきましょう。
使いやすいシステムの選定
システムが使いにくいと、従業員の作業に時間がかかり、かえって業務効率が低下する可能性があります。そのため、操作画面がシンプルで、直感的に操作できるシステムを選定することが大切です。従業員がスムーズに使いこなせるシステムを選ぶことは、システム化の成功を左右する重要なポイントです。
システム障害への対応策を確認しておく
順番待ちシステムは多くの場合クラウド型で、通信障害が発生した際に店舗で対応する必要はありません。ただし、復旧までの間システムが使えない場合があるため、その際に備えた代替手段を事前に考えておくことが重要です。例えば、緊急時用に紙のウェイティングリストも用意しておければ安心です。
セキュリティ対策を確認する
順番待ちシステムは、顧客の個人情報を扱うためセキュリティがしっかりしていることが不可欠です。システム選定時には、緊急時の対応策やサイバー攻撃、マルウェア感染によるサーバーダウンのリスクにも備えることができるセキュリティ対策がなされているかも確認しましょう。
ウェイティングシートをシステム化！サービス選びのポイントとは？
順番待ちシステムを選ぶ際の重要なポイントを以下に示します。
従業員が操作しやすいか
システムの操作のしやすさは非常に重要です。操作が難しいと、従業員の作業に時間がかかり投資に見合った効果が得られないだけでなく、従業員のモチベーションも下がる可能性があります。こうした事態を避けるためにも、デモ機のレンタルや無料体験制度を利用して、操作性や機能を事前に確認しましょう。
必要な設備を提供してもらえるか
導入予算に合ったシステムを選ぶためには、企業が提供する設備の内容も確認しましょう。新たに購入する設備が少ないほど初期費用を抑えられます。モニターやタブレット端末など、既存の機器を流用できる場合は準備期間も短縮できます。
導入実績が豊富か
安心してシステムを活用するには、導入実績が豊富な企業のシステムを優先するのが良いでしょう。多くの企業から評価されているシステムは、信頼性が高いことが多いです。同業種や似た課題を抱えた企業の導入事例を確認し、導入から運用開始までの計画を立てましょう。
サポート体制は整っているか
初めてのシステム導入時には不安や疑問が多くなるため、充実したサポート体制が必要です。メールや電話、チャットなどでスムーズにコミュニケーションが取れる企業を選び、早期の問題解決を図りましょう。
ウェイティングシートをシステム化するならEPARK(イーパーク)がおすすめ
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