飲食店においてダブルブッキングは、最も避けたいミスです。お客様からの信頼を失う行為につながるため、事前の対策と、万が一ミスしたときの対策が求められます。この記事では、ダブルブッキングの基本的な概要から、発生する原因と予防法、謝罪文例まで紹介します。お客様に選ばれる飲食店を目指す方は、ぜひ続きをご覧ください。
飲食店の予約ダブルブッキングとは
![飲食店の予約ダブルブッキングとは](/epg.co.jp/wp-content/uploads/2024/06/c20019-toc1.jpg)
ダブルブッキングとは、1組の席に対し同じ時間帯で複数の予約が入っている状態のことです。
飲食店でダブルブッキングが起きてしまうと、1組を除いて他のお客様を断らなければなりません。予約をしていたのに断られたお客様は、気分を悪くし次回利用してくれない可能性があるため、お店としてもダブルブッキングは避けなければなりません。
飲食店の予約ダブルブッキングはなぜ起こるのか?
![飲食店の予約ダブルブッキングはなぜ起こるのか?](/epg.co.jp/wp-content/uploads/2024/06/c20019-toc2.jpg)
飲食店でダブルブッキングが起きる原因は、飲食店側に原因があることがほとんどです。以下のような予約システムに問題が発生している可能性があります。
複数の人が予約を管理している
飲食店では、予約を電話で受け付ける場合があります。しかし、手の空いているスタッフが電話を受ける仕組みでは、ダブルブッキングが発生する可能性が高くなるため注意が必要です。例えば、電話での予約の受け方をスタッフ間で統一しておらず、聞き取る内容がスタッフによって異なっている場合です。また、複数のスタッフが電話予約を受ける体制では、誰かの記入ミスや伝え漏れが発生するかもしれません。
複数の方法で予約を管理している
予約を受けた後の管理方法が複数あると、それぞれの情報共有でミスが発生する可能性があります。例えば、電話予約では紙に記入し、Web予約ではアプリやパソコンで予約を管理する状況などです。紙での管理方法も混在していると、紙に記入した情報をパソコンに手入力しなければならず、人的ミスによりダブルブッキングが発生する可能性があります。
複数の予約サイトを利用している
電子予約の場合は人的ミスが少ないため、ダブルブッキングがあればすぐに判明します。しかし、複数の予約サイトを通している場合は注意が必要です。例えば、公式サイトからのWeb予約と、別の予約サイトを複数使っているケースです。予約システムが異なると、データの共有が難しくなり、ダブルブッキングが発生する可能性があります。ただし、予約サイトの利用を1つに絞ると集客に影響を及ぼす可能性もあるため、どちらを優先すべきかどうかは難しいところです。
予約ダブルブッキングしてしまったときの対処法
![予約ダブルブッキングしてしまったときの対処法](/epg.co.jp/wp-content/uploads/2024/06/c20019-toc3.jpg)
ダブルブッキングを防ぐ対策をしていたとしても、人的ミスが発生してしまうことはあります。100%防ぐことは難しいため、ダブルブッキングした際の対処法を覚えておきましょう。
お客様にすぐに謝罪する
ダブルブッキングが起きたのは、お店側のミスです。ミスが発生してしまったら、できるだけ早く、とにかくお詫びの言葉をお客様に伝えましょう。連絡が早ければ、お客様は代替案に変更することもできるため、お客様の損失が少なくなり、謝罪を受け入れてくれる可能性が高まります。謝罪の連絡方法は、確実に伝わる電話が望ましいでしょう。そのため、予約を受ける際には、お客様の電話番号を聞くようにしておいてください。ただし、電話がつながらないときは、メールでの謝罪も検討します。また、謝罪では、お店側にミスがあったことを素直に伝えます。言い訳をすると反省していないと思われる可能性があるため注意が必要です。なぜミスが起きたのかその経緯も伝えると、一方的に予約を取り消されたわけではなく、ミスが原因だとわかってもらえます。
代替案を提案する
お客様に謝罪をした後は、代替案を提示します。日時の変更が難しい場合は、予約した席と同等かそれ以上の席が用意できるなら提案します。店側のミスにより変更してもらうため、追加料金は取らないのが基本です。また、日時変更が可能な場合も、グレードを下げることはしてはいけません。
予約当日に改めて謝罪する
予約当日にお客様が来店されたら、改めて謝罪します。また、来店していただいた感謝の気持ちも伝えましょう。
予約ダブルブッキングのお詫び例文2選
![予約ダブルブッキングのお詫び例文2選](/epg.co.jp/wp-content/uploads/2024/06/c20019-toc4.jpg)
ダブルブッキングが発生した際に、メールでお詫びを伝える例文を2つ紹介します。
「お店A」です。この度はご予約いただき、誠にありがとうございます。○月○日○時にご予約いただいておりましたが、お客様より前に別のお客様の予約が入っていたことが判明し、そのお時間にご提供することができなくなりました。大変申し訳ございません。可能であれば、日時の変更をお願いできますでしょうか。○月○日の○時、または○月○日の○時が空いておりますので、ご検討いただけますと幸いです。この度はご迷惑をおかけしてしまい、心よりお詫び申し上げます。何卒よろしくお願いいたします。
「お店A」です。いつもご利用いただき、誠にありがとうございます。大変申し訳ございませんが、予約日時が他のお客様と重複していたことが判明しました。つきましては、予約の調整をお願いできますでしょうか。新たに以下の日時を提案させていただきます。「代替1:○月○日○時」「代替2:○月○日○時」「代替3:○月○日○時」この度はご迷惑をおかけしてしまい、深くお詫び申し上げます。何卒、ご理解とご協力を賜りますよう、お願い申し上げます。
予約ダブルブッキングを予防するには?
![予約ダブルブッキングを予防するには?](/epg.co.jp/wp-content/uploads/2024/06/c20019-toc5.jpg)
飲食店で予約のダブルブッキングが発生しない対策を紹介します。
予約管理方法を1つにする
手書きやパソコンなど複数の予約管理方法がある場合は、1つに絞りましょう。台帳やスケジュール帳を使ったアナログの管理方法でも、パソコンソフトやスマホアプリでの電子管理でも構いませんから、使いやすい方法1つに絞ることが大切です。
予約管理をスタッフ間で共有する
予約管理方法をルール化し、その内容をスタッフ間で共有しましょう。スタッフによって予約方法が異ならないようにルールを統一させ、誰かがミスをしたら気づけるようにします。
予約システムを導入する
人的ミスを減らすため、予約システムを導入する方法もひとつの手段です。システム化することで、複数の店舗の予約状況や、複数の予約方法からも管理できるようになります。
飲食店の予約ダブルブッキング対策なら予約台帳Resty(レスティ)がおすすめ
![飲食店の予約ダブルブッキング対策なら予約台帳Resty(レスティ)がおすすめ](/epg.co.jp/wp-content/uploads/2024/06/c20019-toc6.jpg)
ダブルブッキング予防のため、予約システム導入を検討しているなら、予約台帳Resty(レスティ)の利用を検討してみましょう。予約台帳Resty(レスティ)には、ダブルブッキングを防ぐ以下の機能があります。
電話がかかってきたらお客様情報を自動表示
お客様から電話がかかってきたら、お客様情報を自動表示する機能があるため、予約受付がスムーズになります。前回予約いただいたお客様情報が反映されるので、入力ミスを防ぎ、予約受付対応にかかる時間削減に有効です。
複数の予約システムに対応
Resty(レスティ)での予約は、オウンドメディアからやGoogle予約に対応可能です。また、複数のグルメサイトからの予約も一元管理できるため、ダブルブッキングを防ぎやすいでしょう。予約状況は常に最新情報に更新され、予約の重複を防ぐことができます。
手書き入力に対応
お店によっては、新規予約のお客様情報を手書きで入力したい場合があるでしょう。Resty(レスティ)は手書きパッドに対応しており、登録した情報は自動で台帳に登録されます。
操作履歴が残る
複数のスタッフによる予約管理をする飲食店では、Resty(レスティ)の操作履歴を残せる機能が便利です。ミスが発生したときは、履歴を見れば誰がミスをしたか判明するため、スタッフによるミス防止ができます。
予約台帳Resty(レスティ)は、飲食店の予約ダブルブッキングを防ぐ有効な手段となるでしょう。この機会に、導入を検討してみてはいかがでしょうか。